Ha 5 percenként ránézel a mailboxodra, akkor óránként 12-szer csekkolod. Napi 8 óra munkaidővel számolva, heti 5 napon át, 50 héten keresztül (feltéve, hogy nyaralás alatt nem nézed a céges leveleket), akkor 24.000 alkalommal nézel rá egy évben a mailboxodra.

24.000 alkalommal szakítod meg a munkádat, a gondolatmenetedet, tereled el a figyelmedet.

Milyen gyakran nézel rá az emailjeidre? Ha nem tudod, akkor akkor strigulázz. Profibbak használhatnak time trackert programot.

Hogy léphetsz ki a függőségből? Kapcsold ki az email figyelőd és állíts be egy órát 15 perces riasztásra. Csak akkor nézz rá a leveleidre, amikor a riasztó megszólal. Tim Ferriss szerint naponta egyszer pont elég emailt olvasni, de ez persze munkánként változhat. Én igyekszem óránként csak egyszer ránézni a mailboxomra (kivéve, amikor regisztrálok valahol és az aktiváló kódra várok :D). Meglepő módon nem izzik a telefonom, nem telítődik a postaládám “miért nem válaszolsz?” levelekkel - mindenki elfogadja, hogy nem azonnal érkezik a válasz.

Mihez kezdj a plusz idővel? Sokat segít, ha előre megtervezed a napodat. Végezz el több feladatot vagy menj haza korábban és légy a szeretteiddel.

via 43folders

Végigjártam már egy hosszú szamárlétrát a Mac OS X-re elérhető szinte összes GTD-s alkalmazással, ám valahogy mindig volt valami probléma, ami miatt nem volt megfelelő nekem az adott rendszer.

Az eddig kipróbált programok

Things: mai napig úgy gondolom, hogy ez áll hozzám a legközelebb a végtelen egyszerűségével és a szép felületével. Igazából komolyabb problémát nem találtam eddig benne, egyedül talán a buta szinkronizáció a desktop és az iPhone-os verzió között.

Taskpaper: szintén nagyon minimalista program, ami egyszerű textfájlokat használ, viszont olyan alapvető dolgok hiányoznak belőle, mint az iCal szinkronizáció vagy az adott projekthez tartozó dokumentumok egyszerű csatolása.

The Hit List: a MacHeist csomag mellé kaptam. Előnye, hogy nagyon jól használható billentyűzetről, viszont nagyon nehézkes benne a tagelés és a feladatok/projektek archiválása. Ebben például a Things nagyon jó.

Omnifocus: kb. ágyúval a verébre érzés. Az ortodox GTD-sek nagy kedvence, ám szerintem drága és túl bonyolult.

A teljes cikk elolvasható a blogomon…

Sokszor utaltam már arra a bizonyos exceltáblára amiből elindult ez az egész menedzseljünk prodzsektet series. Én tulajdonképpen az átláthatalan .xls-eket, a todo-im, a fizetéseket és a  jegyzeteimet vezetem ebben, a szimpla todo managerben, minek neve todoist.

Mivel vizuális és lusta generáció vagyunk, valamint az összetettség is megkívánja, ezért mellékeltem egy ábrát (mellékelt ábra lentebb), minek segítségével könnyebb lesz az élet.

“Folderek”

Aki kicsit otthon van a GTD-ben azoknak valószínüleg egyből feltűnik, hogy a tipikus David Allen fele “framework” az alapja. A bal hasáb két szintre tagolódik. Az első szint a már jól ismert dolgokból épül fel, mint Inbox, Current Projects, Next Projects, Maybe Projects, @Home, @PC. Ezeket, úgy gondolom nem kell részletezni, így is elég hosszúak leszünk. Megtalálható még néhány saját “folder” is, mint: Chain Tasks (ebédet megrendelni, családot felhívni, gyereket meglocsolni.) és a munkahelyemnek is van létrehozva egy, de annak használatát nem viszem túlzásba, mert szeretek elszakadni a benti dolgoktól itthoni munkám során (majd egy másik postban erről is).

A második szinten, az egyes main-folderekben helyezkednek el a projectjeim. Ezek neveit a CIA kérésére kitakartam, de csináltam egy Test Projectet, amit nem mosott el az eső, és amiben próbálom szemléltetni  a módszerem lényegét és a todoist featurejeit is.

Project móka

A jobb hasábban látható a kisárleti projectünk és annak részletei. Kategóriák, taskok, sub-taskok, megjegyzések. Itt sárgával kiemelve, a teljesseg igénye nélkül egy átlag weboldal készitése közben jellemző kategoriak vannak: Design, Code, Config, Hosting. Milestone-ok is így hozhatóak létre. Valószínűleg ezek elnevezései is eléggé sugallják céljukat, tehát ugorjunk is a taskokra. (A sárga kiemelés a CTRL+H varázsigére varázsolódik elő.)

Felépítésük elég egyszerű. “Taszk vagyok! Néha kész vagyok, néha nem. Van nekem tag-em.” Alapvetően minden amit létrehozunk a todoistban egy task. Uténa lehet belőle pl. sub-task (CTRL+RIGHT). Alkalmazhatunk jegyzeteket is, amik előtt nincs checkbox. Ezt úgy érjük el, hogy a szöveget *-al kezdjuk. Voila! Mennyire egyszerű! Így lehet korrekten emlékeztetőket, esetleg code snippeteket, megjegyzéseket írni bármelyik feladathoz. Ezt a +5 mail feladatnál próbáltam meg szemléltetni.

Bár voltam olyan szétszórt, hogy a formázást nem tettem be a szemléltető ábrába, a szöveget formázhatjuk Italic, Bold, highlight stílusúra is, ami nem sok, de bőven elég.

Most egy kicsit a címkézésről…

Ha kapok egy feladatot/kérést/óhajt/észrevételt, azt egyből beírom az adott projecthez, aztán meg eldöntöm mi legyen vele, szoval tagelem. A következőképpen:

• can: Meg tudjuk csinálni.
• cant: Nincs az az isten!
• dep: függ valamitől (egyébként ez egy hiányossága a rendszernek, hogy nincs benne depedency kezelés)
• done: ha látni akarom, hogy már kész, de még nem akarom historyba tenni.
• maybe: még alszok rá egyet-kettőt
• waiting: ha már részemrál kész, de nincs elfogadva.
• ésatöbbi.

A címkézés  is végtelenül egyszerű, a task végére beírjuk: @cimkeneve

Mi van még? Mi nincs?

Lent pedig láthatjuk a history reszt ahol listázza a mar elvégzett feladatokat. Ez szép és jó, de hiányolom a befejezés időpontjának pontos kijelzését. Fent pedig keresés van, ami keres és van neki külön szintaktikája is. (Részletek a helpben.)

Gmail-es integráció is megoldható, egy FF addon vagy egy bookmark segítségével. Ha emailben jön egy feladat, azonnal hozzáadhatjuk a projectjehez a teljes mailt.

Ami még finom feature lenne, az a filecsatolás, de sajnos ez egyelőre nem létezik. Time-tracking szintén zenész és a collaboration sincs benne sajnos.

API-ja van, igy lehetnének hozzá jó pogramok, csak sok itt a köcsög.

Hordozható telefonos készülékről is elérhető, valamint Quicksilver, és Launchy plugin is akad az apphoz.

Továbbá van még itt reordering. R megnyomására máris huzigálhatjuk le-fel a taskokat, minden gátlás és perverzió nélkül. Nem újdonság, de legalább jól van megoldva, gördülékeny a használata.

Értesitesni pedig email, twitter és SMS segítségével szokik, bár az utóbbi kicsiny hazánkban nem megy. Persze, hogy nem. Miárt is menne?

A shortcutokat egyébként érdemes megtanulni, mert nagyon jól lehet velük dolgozni. Az egérrel nem sokat kell plittyentenünk.

Summa

Ez hát az én szerény rendszerem amivel megpróbalom túlélni a mindennap project-tengerén. Todoist és én eddig jól működtünk, remélem nem hanyagolják el (bár nagyon úgy tűnik) és fejlesztik, mert akkor ultimate stuff is lehet belőle. Mindenki ezt fogja venni és a lányok is ilyen bugyit hordanak majd…

(Az eredeti, vágatlan bejegyzés a carbonbased.hu-n olvasható)

Miután Wyctim megosztotta velünk a Minimalizált munkafelület módját, nézzük milyen egyéb trükkökkel tudjuk hatékonyabbá tenni a munkavégzésünket.

Takarítsd le az asztalod. A hogyanhoz olvasd el Wyctim Minimalizált munkafelület-ét. Minden felesleges dolgot, papírt, kütyüt, írószerszámot stb. tüntess el. Amit nem látsz, az nem zavar. Fiókok, dobozok, szemetesek előnyben.

Gyakran használt dolgok legyenek elérhetőek. Mi az ami elérhető közelségben kell és mi az, ami nem? (Pl. ha poros, akkor nem kell gyakran.) Az én íróasztalomon három dolog van: notebook a docking station-ben, mellette az extra monitor és a jobb kezem mellett az asztali telefon. A billentyűzet alatt van egy firkapapír és egy írószerszám. A legfelső fiókomban pedig egy csomag jegyzettömb - ha valamelyik jegyzetemet meg akarnám tartani. Ezek a fontos dolgok, amiket naponta használok a munkámhoz, minden más szekrényben, íróasztalfiókban van elrejtve.

Leszállópálya. Minden nap ugyanazokkal a dolgokkal a zsebemben érkezem meg az irodába: mobil, kulcstartó, pénztárca, stb. Egy műanyag tálca (mint a reptéri kontrollnál) vagy egy kisebb papírdoboz pont megfelelő ezeknek a dolgoknak a napközbeni tárolására. Ráadásul távozáskor elég ezt az egy helyet átnézni, hogy mindent magaddal viszel-e.

Azonos dolgokat azonos helyre. Sok időt takaríthatsz meg, ha csoportosítod a dolgaidat. Tartsd egy helyen az íróeszközöket és a jegyzettömböt, a nyomtatót és a tinta/lézer patront, de az egy munkához tartozó iratokat is.

Legyél kényelmesen. Az ébren töltött idő nagy részét a munkahelyeden töltöd. Kérjél a cégedtől kényelmes széket, az asztal legyen a megfelelő magasságban. A billentyűzet és az egér is fontos, hogy kézre essen. Figyelj a monitorokra, elvégre órákon keresztül fogod nézni, ezek minősége az egyik legfontosabb. Figyelj oda, hogy mivel dolgozol, ha nem elég ergonomikus, akkor a szervezeted jelezni  fog.

Figyeld meg a munkastílusod és változtass, ahol kell. Miután átszervezted az asztalod, figyelj oda a mindennapi munkádra. Ha pl. gyakran kell papírokat kiterítened az asztalon, akkor szerezz be egy L alakú asztalt, ami megfelelő teret ad erre. Ha notebookkal jársz, szerezz be egy docking stationt de legalább egy második töltőt,  hogy kényelmesen bedughasd. Olvastam a neten egy tanárról, aki megtanult bal kézzel egerészni, hogy jobb kézzel jegyzetelhessen. Néhány (nem kézenfekvő) változtatással lényegesen hatékonyabbá teheted munkádat.

Te mit teszel, hogy hatékonyabban tudd elvégezni a munkádat?

Ha tetszenek Martina ötletei, akkor nézd meg, milyen programokat ajánl figyelmedbe a Geeklányon vagy milyen tanácsokat ad blogolással kapcsolatban.

Fotó kredit: TedsBlog