Miután Wyctim megosztotta velünk a Minimalizált munkafelület módját, nézzük milyen egyéb trükkökkel tudjuk hatékonyabbá tenni a munkavégzésünket.

Takarítsd le az asztalod. A hogyanhoz olvasd el Wyctim Minimalizált munkafelület-ét. Minden felesleges dolgot, papírt, kütyüt, írószerszámot stb. tüntess el. Amit nem látsz, az nem zavar. Fiókok, dobozok, szemetesek előnyben.

Gyakran használt dolgok legyenek elérhetőek. Mi az ami elérhető közelségben kell és mi az, ami nem? (Pl. ha poros, akkor nem kell gyakran.) Az én íróasztalomon három dolog van: notebook a docking station-ben, mellette az extra monitor és a jobb kezem mellett az asztali telefon. A billentyűzet alatt van egy firkapapír és egy írószerszám. A legfelső fiókomban pedig egy csomag jegyzettömb - ha valamelyik jegyzetemet meg akarnám tartani. Ezek a fontos dolgok, amiket naponta használok a munkámhoz, minden más szekrényben, íróasztalfiókban van elrejtve.

Leszállópálya. Minden nap ugyanazokkal a dolgokkal a zsebemben érkezem meg az irodába: mobil, kulcstartó, pénztárca, stb. Egy műanyag tálca (mint a reptéri kontrollnál) vagy egy kisebb papírdoboz pont megfelelő ezeknek a dolgoknak a napközbeni tárolására. Ráadásul távozáskor elég ezt az egy helyet átnézni, hogy mindent magaddal viszel-e.

Azonos dolgokat azonos helyre. Sok időt takaríthatsz meg, ha csoportosítod a dolgaidat. Tartsd egy helyen az íróeszközöket és a jegyzettömböt, a nyomtatót és a tinta/lézer patront, de az egy munkához tartozó iratokat is.

Legyél kényelmesen. Az ébren töltött idő nagy részét a munkahelyeden töltöd. Kérjél a cégedtől kényelmes széket, az asztal legyen a megfelelő magasságban. A billentyűzet és az egér is fontos, hogy kézre essen. Figyelj a monitorokra, elvégre órákon keresztül fogod nézni, ezek minősége az egyik legfontosabb. Figyelj oda, hogy mivel dolgozol, ha nem elég ergonomikus, akkor a szervezeted jelezni  fog.

Figyeld meg a munkastílusod és változtass, ahol kell. Miután átszervezted az asztalod, figyelj oda a mindennapi munkádra. Ha pl. gyakran kell papírokat kiterítened az asztalon, akkor szerezz be egy L alakú asztalt, ami megfelelő teret ad erre. Ha notebookkal jársz, szerezz be egy docking stationt de legalább egy második töltőt,  hogy kényelmesen bedughasd. Olvastam a neten egy tanárról, aki megtanult bal kézzel egerészni, hogy jobb kézzel jegyzetelhessen. Néhány (nem kézenfekvő) változtatással lényegesen hatékonyabbá teheted munkádat.

Te mit teszel, hogy hatékonyabban tudd elvégezni a munkádat?

Ha tetszenek Martina ötletei, akkor nézd meg, milyen programokat ajánl figyelmedbe a Geeklányon vagy milyen tanácsokat ad blogolással kapcsolatban.

Fotó kredit: TedsBlog

A napi 8 órás pörgésben sokszor összegyűlik mindenféle szemét, amit legtöbbször egyszerűen félreseprünk. A desktop minimalizálás pedig nemcsak hogy hasznos, de fontos is az olyanoknak, akik szellemi munkával foglalkoznak vagy irodában dolgoznak.

Én három fő részre bontottam a fizikai asztalomat. Bal oldalon van egy “inboxszom” amibe napközben gyűjtöm a bejövő dolgokat. Ide kerülnek mindenféle sárga cetlik, begépelendő dokumentumok, telefonszámok, anyagok különböző projektekhez, sőt, még olyan is előfordul, hogy valamilyen hardver, például fényképezőgép, amiről képeket kell importálnom. A lista végtelen.

Középen van a MacBookom, amivel lényegében a bejövő anyagokat digitalizálom - mindent amit csak tudok, mert a papírmentes iroda igaz még messze van, de próbálok rá törekedni. A jegyzeteket begépelem (esetleg iPhone-nal lefényképezem), a tennivalókat projektekbe fűzöm, minden információt a gépen tárolok. Amit nem sikerül semmilyen módon sem digitalizálni, azt egy egyszerű irattartóba gyűjtöm. A feldolgozott papírok a kukába kerülnek. Ezután következik a tényleges munkavégzés.

Az utolsó rész a folyamatban az asztalom jobb oldala, ami lényegében egy Outbox, ide kerülnek mindenféle kész anyagok/dokumentumok arra várva, hogy a megfelelő ember továbbvigye őket. Ezzel a folyamat a végére ért.

Az egész módszerben az a legjobb, hogy a felületre tekintve mindig tudom mi hova tartozik, mellesleg az asztalom is tiszta, nem lepnek el mindenhol sárga cetlik, felesleges dokumentumok.

Ismeritek azt az édeskés, kellemesen langyos, kékeszöld és ragadós nyálkát, amely betüremkedik minden üresen hagyott helyre és percbe, minden kis apró repedésbe, gyengeségbe, hogy aztán észrevétlenül behálózzon, hatalmába kerítsen, míg végül arra ébredtek, hogy megint eltelt a nap, és alig végeztetek el valamit?

Beismerem, gyenge vagyok. Különösen amikor olyan helyzettel szembesülök, amely frusztrál, vagy első ránézésre meghaladja az energiáim, akkor könnyen engedek a kísértésnek, és már itt is van, készségesen, jelentőségének teljes tudatában. Sokszor talán túlságosan kiszámítható, időnként kissé közönséges, máskor azonban határozottan izgalmas, és sokat tanulhatok is belőle, ráadásul többnyire sok apró, elszórt örömmel kényeztet. Minek szenvedjek, minek küzdjek az élettel, ha egyszerűen átengedhetem magam ennek?

Ám minél több időt töltök vele, annál nehezebb szabadulni tőle. Hosszabb együttléteinket többnyire üresség és lelkiismeret-furdalás követi. Lehet, hogy remek dolgokkal találkoztam, magam azonban mindeközben nem tettem semmit. Csupán elfogyasztom, amit mások létrehoztak.

Fegyelemre van szükségem, ha valahogy egyensúlyozni szeretnék a nyálkatömeg fölött. Szerencsére sokszor leköt a munkám vagy az élet, néha viszont igen nehéz szembeszegülnöm a körülöttem ólálkodó kísértővel. Ilyenkor különféle forrásokból próbálok erőt meríteni:

1. A legfontosabb talán, hogy igyekszem mindig értelmes munkát vagy kikapcsolódást választani a sodródás vagy a semmittevés helyett. Rengeteget segít, hogy számon tartom a teendőimet, hogy mindig tisztában lehessek a feladataimmal. A jól végzett munka és a tartalmas kikapcsolódás természeténél fogva örömet von maga után az üresség és a lelkiismeret-furdalás helyett.
2. Tisztaság: nem keveredik a munka és a kikapcsolódás, nem fut más program még elrejtve sem, csupán azok, amelyek a munkámhoz kellenek. Legyen egészen macerás elérni a nyálkát, ne legyen semmi cinkos dolog egyetlen kattintásra. El is távolítottam az összes csábító ikont, csak kereséssel tudom elindítani őket.
3. Időbeosztás: van egy kis programom, amely háromnegyedóra géppel töltött idő után figyelmeztet, hogy tíz percre álljak fel, sőt, még nyújtógyakorlatokat is mutat, amelyekkel az ülőmunka káros hatásai ellen dolgozhatok. A gép előtt töltött 45 perces szakaszok sorozatát a kitűzött célok elérésére igyekszem felhasználni, és ha ez jól megy, akkor az ebéd előtti töredék időben, vagy a nap végi utolsó szakaszban engedélyezek magamnak egy-egy céltalan jutalommenetet. Meglepően jól működik.
4. “Térbeli” korlátozás: néhány alkalmazást tiltottként kezelek a munkára fenntartott időszakokban, ezeket egyáltalán nem indítom be napközben. Ide tartozik a levelezőprogram, a Twitter-kliens, a feedolvasóm és a Tumblr. A rövid pihenőidőkben azonban megengedett ezek használata, de csak a telefonomon, amelynek képernyője és billentyűzete alkalmas ugyan a gyors ellenőrzésére, mégsem tud teljesen magával rántani.
5. Megengedni, amikor lehet: amikor rendesen dolgozom, és megengedhetem magamnak, akkor miért ne? Ilyenkor az elvégzett munka öröméhez kapcsolódik, szinte jutalom lesz belőle, kikapcsol, és utána még jobban megy a munka. Fontos, hogy előre elhatározzam, mikor jár le az erre szánt időszelet, pl. ha közel az ebédidő vagy a munkaidő vége.

Nekem most ezek segítenek, neked nyilván egyéni a készleted, de a lényeg az, hogy legyél ura az életednek. Néhány apró elhatározás döntő különbséget hozhat.

(Ez az írás megjelent a blogomban is.)

Emlékszem régen az internet hőskorában, a napi alkalmazáskészletünk egy böngésző és egy Winamp volt - legalább is nálam. Aztán jött a webkettő és megváltozott minden. Alapkellék lett a chatkliens, Twitter, Gmail stb. Egy mai átlagos nap úgy telik el, hogy fut legalább két IM alkalmazás, Twitter kliens, RSS olvasó, Gmail, naptár, TODO lista, szól a zene háttérben, nyitva van a böngésző legalább 10-20 füllel. Próbáljuk feldolgozni a bejövő információkat, mindenki 5 percenként linkelget Twitter-en valamit, ami szintén plusz adat. Egyszerűen mindenhol ott akar lenni az ember. Pár szabályt betartva talán egyszerűbben átláthatjuk ezt a zavart.

Ne akarj multitaszkot

Tudom, kicsit nehéz, de ha csetelsz, akkor csetelj, ha RSS-t olvasol, akkor olvass RSS-t, ne csekkold közben 3 percenként a Twitter-t, ne olvass közben email-t. A legegyszerűbb így elkerülni a zavaró dolgokat, talán az a legtisztább, ha ki is lépsz addig az MSN-ről, Gtalk-ról, egyébről. Sokszor idegesített engem is mikor egy jó blogposzt közepén felbukkant egy ismerős IM-en. Egyszerűen feltettem magamnak egy kérdést, ha nem akarom, hogy zavarjanak az ismerősök, akkor miért is vagyok felcsatlakozva? Egyszerűen lépj ki, vagy állítsd az állapotod rejtettre és kész, el is tűnik az összes rosszkor beíró barát.

Állíts fel napi időrendet, majd tartsd is be szigorúan

Próbálj csökkenteni az RSS napi nézegetésén. Nekem ez nagy hibám volt, naponta akár fél óránként is ránéztem a Google Reader-re, hogy van-e valami frissítés. Még rosszabb ötlet volt, amikor feltettem egy figyelmeztető alkalmazást, ami 15 percenként figyelte az új bejegyzéseket. Ez talán a legnagyobb hiba. Ha tudod, akkor azonnal kapcsold ki az RSS olvasód, email kliensed figyelmeztető funkcióját. Legjobb ha megszokod azt, hogy bizonyos időközönként nézed a leveleidet, mondjuk óránként, függően a bejövő email-ek számától. Én rászoktam arra, hogy reggel megnyitom a Mailplane-t, kiürítem az Inbox-ot, majd elolvasom az új bejegyzéseket RSS-ben. Ezután pedig egyszerűen bezárom, vagy berakom “néma üzemmódra” az adott alkalmazást. RSS-t például naponta csak kétszer, esetleg háromszor olvasok, így mindig tudom, hogy lesz valami érdekes cikk.

Ha dolgozol, akkor tényleg állíts le mindent

Ne akard, hogy a Twitter, IM vagy bármi más megzavarjon. A munka az munka, ilyenkor kizárólag azok az alkalmazások fussanak, amik feltétlenül szükségesek ahhoz, hogy dolgozz. Ha tudsz, akkor legyél akár teljesen offline, húzd ki az ethernet kábelt, vagy kapcsold ki a wifi-t. Ez a legegyszerűbb módja annak, hogy egy dolgon tudd tartani a figyelmed.

Mindig tarts szünetet

Nálam ez általában egy cigi óránként. Tudom, nem valami egészséges, de dohányzás közben mindig sétálgatok, ami viszont jó, szeretek kinyújtózni 50 perc üldögélés után. Ilyenkor kapcsolj ki vagy vedd át az elmúlt egy óra történéseit és tervezd meg a következő lépéseket. Kreatív munkánál nálam ez eszméletlen jót tesz, egyszerűen kapok magamtól 5 percet, hogy átgondoljam hogyan tovább. Ilyenkor érzem igazán, hogy élvezem azt amin éppen dolgozok, mivel más nem foglalkoztat.

Tudj nemet mondani…

…magadnak, amikor például azt gondolod, hogy át kell olvasnom 1000+ olvasatlan elemet RSS-ben. Az egyik fő szabály, hogy az információ feldolgozása nem kötelező, ne te legyél az információért, az legyen érted. Ha úgy érzed, hogy elnyom a hírcunami az RSS olvasódban, akkor ne habozz, nyomd meg az “Összes olvasott” gombot. Ne aggódj, hogy lemaradsz valamiről, a webkettő egyik előnye és hátránya, hogy egy információ több helyről jön, előbb-utóbb el fog jutni hozzád.

Befejezésnek egy egyszerű, de hatékony szabály. Ha már tényleg nem bírod, nyomd meg azt a kikapcsoló gombot és élj egy kicsit!