Talán nem ismeretlen a GTD-ben jártas olvasóknak a “ne használj pilótavizsgás eszközöket” mondás. Arról van szó, hogy szinte naponta jelennek meg online vagy offline tennivaló/naptár és egyéb funkciókat magukban foglaló alkalmazások, amiket aztán vagy elkezdünk használni vagy nem. Próbáljuk mindig keresni a nekünk megfelelő módszert. Van aki egyszerűen azt mondja, hogy papír, van aki szerint a számítógép a megfelelő eszköz és nagyon fontos, hogy mindenféle prioritás/címkézés/kontextus legyen az adott programban.

A saját történetemet nézegetve, mondhatom, hogy kipróbáltam már szinte mindenféle online és offline feladatkezelőt, naptárat. A legutolsó próbálkozásaim egyszerű Maces GTD alkalmazások voltak, az egyik a sima text fájl alapú TaskPaper, a másik pedig a Things. Mindkettőt nagyszerű programnak tartom, de valahogy úgy érzem, ha az ember nem élvezi az adott applikáció használatát, akkor vagy keressen egy életképesebb alternatívát vagy ne is használja azt. A fentebb említett két példa lehet nem a legjobb, mivel igazából egyikkel sincs semmi funkcióbéli problémám, a TaskPaper-ben nagyon tetszik a hihetetlen egyszerűség, a Things pedig a szép felületével varázsol el, mellesleg nincs benne semmi felesleges funkció, mégis úgy érzem, hogy egyik se megfelelő számomra.

Sokáig gondolkoztam, hogy mégis mi a probléma ezekkel, aztán rájöttem, hogy lényegében az alapvető GTD utat próbálják követni - talán a TaskPaper nem annyira - ami nem feltétlenül szükséges minden embernek. Induljunk ki belőlem, a GTD Inbox szemlélete tetszik, viszont a szokásos bejövő információ tisztítása után valahogy nem értem, miért kellene nekem különböző címkékkel és prioritásokkal bajlódnom? Mindössze annyit akarok, hogy lássam egy listában a tennivalóimat és kész.

A fentebb említett alkalmazásokat természetesen lehet így is használni, senki sem mondta, hogy kötelező mindent felcímkézni és katonai sorrendbe állítani, ha nekem ezek nélkül is megfelel. Ami viszont hiányzik ezekből a programokból, az a “kibővített memória érzése”, ami valami olyasmit jelenthet, hogyha nem tudok valamit, akkor előveszem a kis rendszerezett eszközömet és megnézem benne. Sajnos ez a ma elérhető GTD-s alkalmazásokkal nem igazán működik. Külön használunk mindent, van egy programod a tennivalóidra, van egy naptárad, van külön mindenféle jegyzetelő okosságod, de mi a vége? Az időd nagy része arra megy el, hogy rendszerezed az információt, majd később már azt sem tudod, hogy hol keresd. Túl sok időt töltöttem a feladatok kategorizálásával, címkézésével, miközben csak annyit akarok, hogy kiürítsem a fejemből az információt a lehető leggyorsabban. Erre nekem sajnos a klasszikus GTD nem vált be.

Akkor mégis mi a megoldás az olyan embereknek mint én? Régóta szemezgetek már a 37signals alkalmazásaival, amik talán legletisztultabb webes programok közé tartoznak, ezek közül különösen a Backpack volt, ami igazán megfogott. Elő is fizettem rá havi 7 dollárért 2-3 hónapja. Maga a program lényegében egy wikiszerű virtuális jegyzetfüzetnek tűnik első pillantásra. Különböző oldalakat tudunk létrehozni, majd azokat listákkal, jegyzetekkel, képekkel és fájlokkal feltölteni. Maga a felület hihetetlen egyszerű, pontosan olyan, mint amit elvár az ember egy ilyen alkalmazástól. A következő lépés volt, hogy az életemet lényegében témakörökre bontottam, személyes, munka, blog, zene stb, majd minden témakörnek létrehoztam egy-egy oldalt és feltöltöttem információval. Itt van minden feladatom, ötletem, jegyzetem, aktuális fájljaim, amivel éppen dolgozok, lényegében mindenem. Ez az első personal productivity alkalmazás, amit igazán szeretek használni, mert nem erőltet bele engem semmilyen általa kitalált módszerbe, hanem csak azt teszi, amire kitalálták.

Amit igazán szeretek még a Backpack-ben, hogy az oldalakon kívül, kapunk egy nagyon jó emlékeztető lehetőséget. Nem szeretek feleslegesen mindenféle apró emlékeztetőre elővenni egy naptárat, így a Backpack reminder funkciója mintha nekem lenne kitalálva, beírom felülre a lista tetejére, hogy “16:30 Bevásárlás” és nyomok egy Entert. Ennyi, a program 16:30-kor küld egy emailt.

A másik kedvelt funkcióm a Writeboard nevű fül alatt található, amivel egyszerű szöveges dokumentumokat hozhatunk létre. Rengeteg text fájlt lakik a gépemen, így legalább ezeket is át tudom költöztetni ide. A Writeboard-ban lehetőségünk van még másokkal is közösködni a szerkesztés közben, mellesleg verziókövetést is kapunk, ha véletlenül valamit elrontunk, akkor azt vissza tudjuk állítani bármikor. A létrehozott dokumentumokat aztán beágyazhatjuk bárhova az oldalainkon, ezzel hihetetlenül megkönnyítve a későbbi információkeresést.

A Backpack-hez tartozik még egy naptár, amit jelenleg nem nagyon használok, csak pár munkával kapcsolatos eseményt tartalmaz, az iCal/Gcal párost nem szeretném egyelőre leváltani, de természetesen látom az iCal-ban is a Backpack-en létrehozott eseményeket és emlékeztetőket.

Ami a mobilitást illeti, ugyebár iPhone-om van, amire igaz kicsit borsos áron (10 dollár), de megvehetjük a FrontPocket nevű Backpack klienst, ami hasonlóan egyszerű, mint a nagy testvér, tudunk benne emlékeztetőket létrehozni, szerkeszteni a naptárunk eseményeit és az oldalakat. Egyedül a fájlokat és képeket nem láthatjuk, ami szerintem igazán nem nagy probléma.

Az utolsó és talán legjobb dolog, hogy nem kell foglalkoznom a szinkronizációval, a FrontPocket lényegében eszméletlen gyorsan használható, mintha a webes felületet nyomkodnám, a laptopomon pedig ugyebár egy webes alkalmazást használok.

Sohasem mondom többet, hogy révbe értem ezen a területen, de a Backpack jelenleg olyan megoldásokat nyújt nekem, amiről már régóta álmodok. Nem mondom, hogy olcsó dolog, de nekem úgy néz ki megéri.

Egyszer már volt szó ezen a blogon az úgynevezett virtuális zajról, amit munka közben csinálunk magunknak mindenféle IM klienssel és Twitterrel. Az utóbbi napokban valahogy egyre jobban éreztem ezt.

Amint belépek egy hálózatra, egyből megkeresnek egyszerre hárman, munka közben elfelejtem ezeket az alkalmazásokat bezárni és akarva vagy akaratlanul is jönnek mindenféle problémával és vicces YouTube videóval az ismerősök. A Twitter még nem is ekkora probléma, mivel lényegében oda csak beírja az ember az adott 140-est, esetleg elolvassa a reply-ket vagy a többiek tweetjeit, majd továbbáll (igaz vannak olyan elvetemült arcok, akiknél napi 24 órában nyitva van a Twitter, amit valahogy nem tudok megérteni).

Az IM viszont más, itt lényegében ki vagy téve egy online felületen jelentkező folytonos zavarnak. A megoldás természetesen az lenne, hogy egyszerűen kilépünk az alkalmazásból és kész, de sokan ezt félnek megtenni. Mi lesz, ha valami fontosat akarnak írni nekem? Nem jó felfogás, a chat alapvetően szórakozás, csatlakozunk egy hálózatra, majd beszélgetünk a barátainkkal, hogy elüssük az időt. Mások viszont úgy tekintenek erre, mintha egy telefonszerű eszköz lenne, ahol azért kell fent lenni, hogy bármikor elérhetők legyünk. Ne keverjük a dolgokat, a telefonon bármikor elérhetőek vagyunk, viszont az IM csak figyelemelterelés, sok esetben akár idegesítő is lehet. Akik munka közben idegesítik fel magukat azon, hogy egy haver éppen az év YouTube videóját akarja velünk megosztani, az vessen magára. Lépj ki és nem fognak zavarni.

Természetesen a másik oldalnak is illene elolvasni a státuszüzenetet és az alapján eldönteni, hogy mi most akarunk egyáltalán beszélgetni valakivel. Sokszor veszem én is észre, hogy hiába vagyok távol a géptől, amikor visszaülök “Hol vagy?” kérdések fogadnak, holott egyértelmű, hogy nem vagyok elérhető.

Ami pedig nagyon fontos dolog, ne vegyünk fel feleslegesen senkit a partnerlistánkra, csak azokat, akikkel valamilyen kapcsolatban állunk. Lehet, hogy jó dolog, hogy a neten egy fórumról összeszedett valakivel felvesszük a kapcsolatot, de ha előtte nem volt meg az úgynevezett ismerkedési fázis, akkor minek akarunk egy lényegében már privátnak számító online szférába beengedni egy idegent?

Minden böngésző eszköztárában megtalálható a megszokott keresősáv, amit legtöbbször a Google-lel használunk egyszerű pár szavas keresésre, pedig a Google több apró funkciót is tud. Az alábbi írásban megtanulhatod a legjobb ötöt.

Számológép

A Google-t számológépként is tudod használni. Mindössze annyi dolgod, hogy a keresőbe beírod kiszámítandó kifejezést (pl. 104-20, 35*2 stb.), majd a kereső máris visszadobja a helyes értéket a lista tetején.

Valutaátváltó

Sokan használnak valamilyen egyszerű kis alkalmazást a gépen az aktuális valutaárfolyamok folyamatos figyelésére. Egyszerű átváltásokhoz pedig a Google is használható. Az “1 USD in HUF” kifejezés például visszaadja az aktuális dollár-forint árfolyamot. Természetesen további pénznemek is haszálhatók, a “10 GBP in EUR” megmondja, hogy 10 angol font hány euro jelenleg.

Időjárás

A weather kifejezést beírva nagyobb városok nevei elé, megkapjuk a helyi időjárást 4 napos előrejelzéssel.

Mértékegység átváltás

A valutaátváltáshoz hasonlóan akár mértékegység váltásra is használható a népszerű kereső. A fentebb leírt szintaxis szerint használható a funkció, mindössze a pénznemeket valamilyen mértékegységre kell kicserélni. A funkció jelenleg angol nyelven beírt mértékegységekkel működik.

Térkép

Igaz, hogy a Google-nek külön van térképalkalmazása a weben, de a keresőben is előhozhatóak a térképek. Mindössze annyi a dolgod, hogy a kívánt helység neve elé a “map” szócskát írod.

A backup valahogy mindig érdekes kérdés a felhasználók körében, van aki félti az összes bitjét és komoly pénzeket öl az otthoni backup rendszerbe, van akit nem érdekel, pár havonta kiírja az adatait egy DVD-re, majd elteszi azt és nem veszi elő többet. Az utóbbi fajta voltam én is, viszont a sokadik rendszertelepítés után elgondolkozik az ember a megoldáson. Mondhatjuk azt, hogy a tökéletes megoldást én sem találtam meg, de jelenlegi módszeremmel meg vagyok elégedve.

Egyszerűen két utas mentést használok az adatok fontossága alapján:

1. Helyi mentés egy külső USB-s winchesterre a beépített Time Machine-nel.

2. Felhőben tárolás általában egy adott szolgáltatás mögött.

A következő lépés, hogy szépen leültem és leírtam, hogy lényegében mire használom a gépemet, majd ez alapján csináltam magamnak fájlcsoportokat és ezeket próbáltam elhelyezni a fentebb lévő két kategóriában a fontosság alapján.

Dokumentumok: PDF és DOC fájlok pár száz megás méretben, igazán nincs rájuk szükségem. Ezeket egyszerűen feltöltöttem a Google Docs-ra.

Zenék: nincs nagy library-m, de a zenék fontosak, így helyileg mentem őket a Time Machine-nel és havonta kiírom az új zenéket egy DVD-re.

Képek: az egész gyűjtemény mentődik a külső meghajtómra, de a nagyon fontos képeket feltöltöttem a Picasa-ra is, így azok mindig meglesznek.

Filmek: itt nem mozifilmekre (azokat nem hagyom meg soha), hanem saját felvételekre kell gondolni. Igazi megoldást nem találtam még ki, a megvágott filmek fent vannak a Vimeo-n, de mentve vannak lokálban is, viszont a nyersanyagot nem szoktam törölni, így igaz csak pár gigabyte, de egyszerűen a külső vinyóra vannak felmásolva. Mentés nincs róluk, viszont nem is valószínű, hogy elő fogom ezeket szedni még egyszer, így nem számít, ha véletlenül törlődnek.

Emailek/naptár/címjegyzék/tennivalók: ezeket két szinten mentem, mert nagyon fontos adatok. Lehetőleg olyan alkalmazásokat próbálok ezekre használni, ami mögött van egy online szolgáltatás is. A leveleimet a Gmail-en tárolom és IMAP-en nézem a gyári Mail klienssel, a naptáramat a Google Calendar-ban tartom és szinkronizálom az asztali iCal-lal, a címjegyzékem szintén szinkronban van a Gmail Contacts részével, a tennivalók pedig egyenlőre fájl szinten tárolódnak a Dropbox-on. Természetesen a rendszer menti ezeket lokálban is.

Minden egyéb: a kimaradt fájlokról (beállítások, rendszer, programok) egyszerűen automatikus helyi mentés készül.

A fenti módszer lényegében egy egyszerű megoldás, pár ezer forintból bárki által használható, viszont cserébe bármikor vissza tudom állítani a teljes rendszert. Ha véletlenül mind a két winchesteremről eltűnnének az adataim, akkor a tényleg nagyon fontos dolgaim megvannak még a felhőben.

Te milyen backup módszert használsz jelenleg?